Start › Gmail Add-on für SAP S/4HANA®
CaRD Mail Add-In
Ihre Anwender arbeiten in Google Workspace, Ihre Belege liegen in SAP S/4HANA®. Das Gmail Add-on schließt genau diese Lücke: Es erkennt den SAP-Bezug der Mail, prüft ihn gegen Ihr System und legt die Mail samt allen Anhängen am richtigen Business-Objekt ab. Der Mailinhalt läuft dabei nie über Infrastruktur von CaRD.
Die Preiszusage steckt im Postfach des Einkäufers. Die Reklamation im Postfach der Sachbearbeiterin. Wer den Vorgang in SAP öffnet, sieht davon nichts — und fragt nach, sucht, wartet. Jedes Mal.
Wer eine Absprache nachweisen muss, durchsucht Postfächer — oft fremde. Diese Minuten tauchen in keiner Kalkulation auf und summieren sich trotzdem über jeden Vorgang.
Urlaub, Krankheit, Kündigung: Was nur im persönlichen Postfach liegt, ist für alle anderen weg. Am SAP-Objekt abgelegt bleibt es dem Vorgang erhalten, nicht der Person.
Kommt die Prüfung, zählt der lückenlose Nachweis am Beleg — nicht ein Postfachexport von gestern. Wer schon während des Vorgangs ablegt, hat ihn ohne Zusatzaufwand.
Der Anwender bleibt in Gmail. Er wechselt nicht ins SAP, sucht keine Belegnummer heraus und speichert nichts zwischen.
Das Add-on erscheint als Seitenleiste direkt in Gmail — im Browser ebenso wie in der Gmail-App auf dem Telefon. Kein Wechsel in ein anderes Fenster, kein Zwischenspeichern auf dem Laufwerk.
Betreff, Nachrichtentext und Anhangnamen werden nach Bestell-, Auftrags- und Belegnummern durchsucht. Jeder Vorschlag kommt mit Konfidenz und der Angabe, woher er stammt — aus dem Betreff oder aus dem Text.
Ein Klick auf „Prüfen" fragt Ihr SAP-System: Gibt es den Beleg wirklich? Die Antwort steht im Klartext in der Karte — „Bestellung 4500000002 – Lieferant 10100088". Ohne Treffer wird nicht abgelegt.
Die Original-Mail landet inklusive aller Anhänge am Business-Objekt — als GOS-Anlage oder als SAP-DMS-Dokument. Die Karte quittiert die Ablage und merkt sie sich an der Mail.
Bei einer E-Mail-Lösung ist die erste Frage jedes Datenschutzbeauftragten immer dieselbe: Wer sieht den Inhalt? Die Antwort ist hier kurz — niemand außer Ihnen. Das Add-on spricht ausschließlich mit Ihrem eigenen Dienst, der bei Ihnen betrieben wird und von dort direkt zu Ihrem SAP geht.
Eine Bauform, bei der Mailinhalt durch Infrastruktur von CaRD läuft, wäre einfacher zu betreiben gewesen. Sie wurde verworfen, weil sie genau das Argument zerstört hätte, das diese Lösung tragfähig macht.
Ja. Neben dem Outlook-Add-in gibt es ein Gmail Add-on für Google Workspace. Es leistet dasselbe: Objekt in der Mail erkennen, gegen SAP prüfen und die Mail samt Anhängen am Beleg ablegen — als GOS- oder DMS-Anlage, je nach Ihrem SAP-Customizing.
Ja, vollständig. Die Original-Mail wird als .eml mit allen Anhängen übergeben — nachweislich auch bei mehreren Megabyte großen Mails. Damit bleibt der Beleg genau so erhalten, wie er eingegangen ist.
Nein — und das ist eine bewusste Bauentscheidung, keine Nebensache. Das Add-on spricht ausschließlich mit Ihrem eigenen Dienst, der bei Ihnen betrieben wird und von dort zu Ihrem SAP geht. Eine Bauform, bei der Mailinhalt durch CaRD-Infrastruktur läuft, wurde ausdrücklich verworfen.
Nur die eng gefasste Berechtigung für die gerade geöffnete Nachricht, nicht für das ganze Postfach. Sie genügt auch für die Anhänge. Der weitreichende Vollzugriff auf Gmail wird bewusst nicht verlangt.
SAP S/4HANA Public Cloud, Private Cloud, RISE with SAP und On-Premise. Die Ablage läuft über den freigegebenen SAP-Standardservice für Anlagen, den es in allen Betriebsarten gibt — ob GOS oder DMS, entscheidet Ihr Customizing.
Über Google Workspace, domänenweit für Ihre Nutzer oder Gruppen — es gibt nichts, was an einem Arbeitsplatz installiert werden müsste. Die Freigabe der Ablage-Profile erfolgt rollenbasiert, sodass der Einkauf andere Objekte sieht als die Buchhaltung.
Ja. Für beide Mailwelten gibt es eine passende Oberfläche, und Ihre Anwender bleiben jeweils in dem Programm, mit dem sie ohnehin arbeiten. Welche Business-Objekte eine Abteilung sieht, legen Sie in beiden Fällen über Rollen fest.
Wir kalkulieren pro Kunde — nach Anwenderzahl, gewünschten Business-Objekten und Ablageziel. Fordern Sie ein individuelles Angebot an; eine unverbindliche Live-Demo zeigen wir Ihnen vorab.
Sagen Sie uns, mit welchem SAP-System Sie arbeiten und welche Abteilungen ablegen sollen — den Rest klären wir im Gespräch.
