Start › Ablage aus dem Windows-Explorer
Nicht jedes Dokument kommt per Mail. Zeichnungen, Verträge, Prüfprotokolle und gescannte Belege liegen auf einem Laufwerk und bleiben dort, weil der Weg nach SAP zu umständlich ist. Dieses Werkzeug macht ihn zu einem Rechtsklick — „Senden an → In SAP ablegen", geprüft und richtig benannt.
Für E-Mails gibt es eine Lösung, für Rechnungen auch, für Papier ebenfalls. Übrig bleibt die größte und unauffälligste Gruppe: alles, was schon als Datei vorliegt und deshalb „erst mal" auf dem Laufwerk bleibt.
Jede Abteilung hat eines. Es wächst, es wird nie aufgeräumt, und im Ernstfall weiß nur eine Person, wo etwas liegt. In SAP taucht davon nichts auf.
SAP öffnen, Vorgang suchen, Anlagenliste finden, hochladen — für eine einzige Zeichnung. Das macht niemand freiwillig, und deshalb macht es kaum jemand.
Ein Nachweis auf einem Laufwerk ist kein Nachweis am Beleg. Was am SAP-Objekt hängt, findet jeder — was daneben liegt, muss jemand erst erinnern.
Im Explorer eine Datei anklicken — oder gleich mehrere. Zeichnung, Vertrag, Prüfprotokoll, gescannte Rechnung: alles, was auf einem Laufwerk liegt.
Rechtsklick, „Senden an", „In SAP ablegen". Kein zusätzliches Fenster suchen, kein Programm starten, kein Hochladen in ein Zwischenportal.
Ein kleines Fenster fragt Profil und Business-Objekt ab und prüft die Nummer gegen Ihr SAP-System. Was es dort nicht gibt, wird nicht abgelegt.
Die Datei hängt in der Anlagenliste am SAP-Objekt — unter ihrem richtigen Namen und mit der richtigen Endung, damit SAP sie später auch wieder ausliefern kann.
Er ist der Abrufschlüssel. Kommt eine Datei mit falscher Endung im Archiv an, lässt sie sich später nicht sauber öffnen — und das fällt oft erst Monate danach auf, wenn jemand den Beleg wirklich braucht.
Genau hier machen es sich viele Werkzeuge zu einfach: Beim Hochladen setzen Standardbibliotheken einen unspezifischen Dateityp, und aus jeder Ablage wird eine gleichnamige, unbrauchbare Datei. Dieses Werkzeug bestimmt den Typ ausdrücklich und lehnt den unspezifischen Fall ab, statt ihn durchzuwinken.
Keine Shell-Erweiterung, keine Registry, keine Adminrechte — nur eine Verknüpfung im Benutzerprofil.
Für internationale Standorte ist nichts einzurichten — jeder sieht seine Sprache.
Über das Windows-Konto, an dem der Anwender ohnehin angemeldet ist.
Wer welche Business-Objekte sieht, steuern Sie zentral — nicht am Arbeitsplatz.
SAP S/4HANA Public Cloud und Private Cloud ebenso wie RISE with SAP und S/4HANA On-Premise. Grundlage ist der freigegebene SAP-Standardservice für Anlagen, den es in allen Betriebsarten gibt — deshalb braucht es keine Modifikation und kein eigenes Programm im Kernsystem.
Eine kleine Windows-Anwendung und eine Verknüpfung im „Senden an"-Ordner des Anwenders. Keine Shell-Erweiterung, kein Eingriff in die Registry, keine Adminrechte. Die Einrichtung erfolgt je Anwender und lässt sich ebenso einfach wieder entfernen.
Alle. PDF, Office-Dateien, Bilder, CAD-Zeichnungen, E-Mails als Datei — was auf dem Laufwerk liegt, geht auch nach SAP. Wichtig ist dabei, dass die richtige Endung erhalten bleibt: In SAP ist der Dateiname der Abrufschlüssel, und eine Datei, die dort fälschlich als etwas anderes ankommt, lässt sich später nicht sauber öffnen. Genau darauf achtet das Werkzeug.
Nein. „Senden an" kennt jeder Windows-Anwender seit Jahren. Das ist der eigentliche Trick an dieser Lösung: Sie führt keinen neuen Arbeitsweg ein, sondern hängt sich an einen, den ohnehin alle benutzen.
Ja. Markieren Sie im Explorer mehrere Dateien und schicken Sie sie gemeinsam los — sie werden in einem Durchgang an dasselbe Business-Objekt gehängt. Für einen Vorgang mit Angebot, Zeichnung und Prüfprotokoll ist das ein einziger Handgriff statt drei.
Mit dem Windows-Konto, an dem sie ohnehin angemeldet sind — im Regelfall ohne ein weiteres Anmeldefenster. Die Berechtigung steuern Sie zentral über Rollen; ohne Zuweisung passiert nichts.
In 23 Sprachen. Für internationale Standorte ist damit nichts einzurichten — jeder Anwender sieht die Oberfläche in seiner Sprache.
Wir kalkulieren pro Kunde — nach Anwenderzahl und gewünschten Business-Objekten. Fordern Sie ein individuelles Angebot an; eine unverbindliche Live-Demo zeigen wir Ihnen vorab.
Sagen Sie uns, welche Dokumente bei Ihnen heute auf Laufwerken liegen bleiben und an welchen SAP-Objekten sie hängen sollten.
